Aunque Expo Cibao 2024 se celebra en solo cinco días, su preparación es el resultado de casi un año de esfuerzo constante. La organización de este evento multisectorial ha requerido una planificación minuciosa para asegurar la participación exitosa de empresas provenientes de sectores tan variados como la tecnología, la gastronomía y la ganadería.
El compromiso con la eficiencia y la colaboración ha sido fundamental para convertir esta edición en una de las más integradoras. Yokarla Rodríguez, gerente de Mercadeo y Eventos de la Cámara de Comercio y Producción de Santiago, ha liderado este proceso, garantizando que cada detalle, desde la distribución de los módulos hasta la participación virtual, cumpla con los altos estándares del evento.
Bajo el lema «Construyendo un mejor país entre todos», Expo Cibao 2024 no solo facilita oportunidades comerciales, sino que también fomenta el desarrollo sostenible de la región, posicionándose como un evento que integra innovación, tradición y proyección global.
¿Cómo describirías la importancia de Expo Cibao para la región del Cibao y para la República Dominicana en general? Expo Cibao representa una plataforma vital para el desarrollo económico y social de la región del Cibao y de la República Dominicana en general. Es una oportunidad única para que las empresas locales e internacionales muestren sus productos y servicios, establezcan relaciones comerciales y exploren nuevas oportunidades de mercado.
El lema de este año es «Construyendo un mejor país entre todos». ¿Cómo se refleja este mensaje en la organización y objetivos de Expo Cibao 2024? El lema ‘Construyendo un mejor país entre todos’ refleja nuestra misión de fomentar la colaboración y la participación comunitaria, empresarial, familiar, ciudadana y de todos los actores que comprenden el país. A través de Expo Cibao 2024, estamos promoviendo la inclusión de diversos sectores, asegurando que el evento no solo cumpla con el objetivo de dinamizar el comercio local, sino que también contribuya al desarrollo sostenible y al bienestar de nuestra sociedad.
El éxito de un evento como Expo Cibao depende en gran medida de una buena planificación y logística. ¿Podrías compartir cómo gestionas estos aspectos claves para asegurar que todo funcione de manera eficiente? La planificación y la logística son fundamentales para el éxito de Expo Cibao. Comenzamos con meses de antelación, coordinando con proveedores, patrocinadores y participantes. Optimizamos la gestión de espacios y tiempos, asegurando que todos los aspectos del evento, desde el montaje hasta la realización, se ejecuten de manera eficiente y sin contratiempos. Disponemos de un cronograma, guión técnico, reuniones frecuentes de seguimiento con el equipo interno, reuniones con los participantes, capacitaciones a la persona outsourcing, creaciones de equipos eficientes para las distintas áreas como limpieza, seguridad, actividades, entre otros.
Hablando de la distribución de espacios, ¿cómo se organizan los módulos este año y qué criterios se utilizan para su asignación a las empresas participantes? El layout está organizado para maximizar la visibilidad de cada expositor y facilitar el flujo de visitantes. La asignación se realiza basándose en el tipo de industria, el tamaño del exhibidor, si el participante quiere vender o no y requisitos específicos de espacio, buscando siempre promover la diversidad y el acceso equitativo para todos los participantes.
¿Cuántos módulos se han dispuesto para esta edición y cuál es la dimensión aproximada de cada uno? Para esta edición, hemos dispuesto de 320 módulos y 75 áreas verdes, cada uno con una dimensión aproximada de 10×10 pies, lo que proporciona suficiente espacio para una exhibición efectiva y atractiva de los productos y servicios de cada empresa.
Las expectativas de las empresas participantes son siempre altas. ¿Qué sectores estarán representados en Expo Cibao 2024 y qué novedades pueden esperar los asistentes? Expo Cibao es una exhibición multisectorial, pero este año se incluyen Ganadería, Gastronomía, Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). Los asistentes pueden esperar innovaciones como lanzamientos de productos en vivo, demostraciones interactivas y foros de discusión sobre tendencias de mercado.
La versión de este año incluye tanto una feria presencial como una virtual. ¿Cuáles son los principales desafíos y ventajas de organizar un evento híbrido de esta magnitud? Organizar un evento híbrido como Expo Cibao presenta desafíos únicos, especialmente en términos de integración tecnológica y logística. Sin embargo, las ventajas son significativas, permitiendo una mayor participación a distancia y aumentando el alcance del evento a nivel global. Nos enfocamos mucho en trabajar con las embajadas, diáspora dominicana y países que hacen comercio en nuestro país.
En cuanto a la venta y promoción de los espacios, ¿qué estrategias han implementado para asegurar la participación de una amplia variedad de empresas? Nuestras estrategias incluyen campañas de marketing digital, asociaciones con cámaras de comercio locales e internacionales, y ofertas especiales para miembros. Estas iniciativas están diseñadas para atraer una diversidad de expositores y maximizar la participación. Además, realizamos cuatro presentaciones virtuales grupales lo que nos ayudó a llegar a grupos de prospectos y eficientizar el tiempo en reuniones one to one.
El proceso de montaje de Expo Cibao es complejo y requiere tiempo. ¿Cuánto tiempo de antelación necesitan para preparar el evento y cómo coordinan con las empresas suplidoras? El montaje de Expo Cibao comienza con al menos tres semanas de antelación. Coordinamos estrechamente con los proveedores y expositores para asegurar que todos los aspectos logísticos, desde la seguridad hasta la instalación de infraestructura, se manejen de manera profesional y oportuna. Expo Cibao se empieza a preparar en desde la edición anterior, es decir la edición 2025, inicia en plena edición 2024, corrigiendo y haciendo mejoras de lugar en la planificación 2025, modificando layout u otra oportunidad.
Tu rol implica una gran responsabilidad, desde la logística hasta la conceptualización del evento. ¿Cómo manejas estas responsabilidades y qué aspectos del evento son más desafiantes para ti? Mi enfoque está en la organización a tiempo, la creatividad, la delegación efectiva y la supervisión continua. Los aspectos más desafiantes suelen ser la coordinación logística y la resolución de problemas de última hora, pero con un equipo dedicado y una planificación meticulosa, estos se manejan con éxito. Mi personal de ventas está capacitado y empoderado para la resolución de imprevistos, ya que usualmente hacemos un ejercicio de anticiparnos a sucesos, pero sobre todo a resolver los problemas de manera ágil y franca.
Como mujer en una posición de liderazgo, ¿qué retos específicos has enfrentado en la organización de un evento de esta magnitud, y cómo los has superado? Como líder, he sido respaldada por todo el equipo de la Cámara de Comercio y de la Junta Directiva, los retos más importantes son los detalles y la diversidad de actividades dentro de este gran evento. Pero, con el empoderamiento y confianza que han depositado en mí, y la respuesta a cualquier llamado de ayuda o delegación de funciones que requiere del equipo Cámara, Eventos Corporativos y empresas outsourcing en sincronía, es la mayor estrategia para superarla en equipo.
¿Puedes hablarnos sobre alguna innovación o concepto nuevo que hayas introducido en Expo Cibao 2024 y cómo esperas que impacte en la experiencia de los asistentes? La introducción de nuevos sectores como ganadería, espacios instagrameables, nuevas empresas y Expo Cibao Virtual, son de las innovaciones de este 2024. Expo Cibao, cada año también, se enriquece con las exhibiciones originales de cada marca y sus ofertas.
Además del impacto económico, ¿qué beneficios sociales y culturales esperas que Expo Cibao 2024 traiga a la región del Cibao? Expo Cibao 2024 tiene un enfoque comercial. Trabajamos para que los sectores sean sostenibles y productivos, a su vez esto tiene un impacto a nivel social, desarrollo de comunitarios ya que contratamos personal de zonas aledañas al recinto ferial y nuestra exhibición se ha hecho una tradición para Santiago. Recordamos que Expo Cibao busca que todos los sectores y las empresas alcancen una mayor proyección participando en este evento.
¿Cómo visualizas el futuro de Expo Cibao en los próximos años y qué papel jugará la mercadotecnia y la organización de eventos en su evolución? Visualizo a Expo Cibao expandiéndose aún más en los próximos años, incorporando nuevas tecnologías, realidad virtual y estrategias de marketing para aumentar su relevancia y atractivo. Además, incrementando la participación de más empresas, llegando nosotros a ser parte de la estrategia empresarial de cada participante.
Continuaremos adaptándonos a las nuevas tendencias del mercado y las necesidades de nuestros expositores y visitantes.
